Outsourcing to określone umową wzajemne powiązanie oraz wykorzystanie zasobów i umiejętności podmiotu trzeciego realizowane z gwarantowana jakością, elastycznością i o określonej wartości uwzględniającej kryteria i miary kosztowe w celu dostarczania usług wcześniej realizowanych przez zleceniodawcę samodzielnie, mogące obejmować przeniesienie zasobów ludzkich do zleceniobiorcy i/lub przekazanie technologii i działań wspierających. Stosowany jest zarówno w działalności produkcyjnej, jak też usługowej. Rodzaj prowadzonej działalności i zakres współpracy z podmiotami zewnętrznymi determinują dobór optymalnych dla danego przedsiębiorstwa rodzajów outsourcingu.
BPO (outsourcing procesów biznesowych) – definicja
Outsourcing procesów biznesowych (z ang. Business Process Outsourcing, a w skrócie BPO) to praktyka, w ramach której firma zawiera umowę z zewnętrznym dostawcą usług w celu realizacji określonych zadań.
W czym pomoże mi Outsourcing?
BPO to usługi dopasowane do potrzeb szybko rozwijającego się biznesu. Outsourcing procesów niezwiązanych z kluczowymi działaniami organizacji uwalnia czas i pozwala skupić się na istotnych elementach rozwoju. Jednym z powodów wdrażania Outsourcingu konkretnych obszarów w firmie jest chęć redukcji zakresu koniecznych działań w obrębie danej organizacji. Dodatkowym atutem jest fakt, iż korzystając z zewnętrznej firmy specjalizującej się w Outsourcingu procesów przenosimy ryzyko związane z zarządzaniem zleconą funkcją na usługodawcę zewnętrznego oraz zyskujemy dostęp do najnowszych technologii.
Strategia wdrożenia BPO
Proces wdrażania outsourcingu w przedsiębiorstwie można podzielić na kilka etapów:
- Sprecyzowanie celów i wymagań
- Zaplanowanie procesu
- Określenie potencjalnych dostawców, stopnia ich zainteresowania kontraktem i nawiązanie kontaktu
- Rozmowy z kierownictwem i zainteresowanymi stronami
- Rozmowy z własnym personelem, innymi pracownikami, partnerami zewnętrznymi
- Wstępna selekcja dostawców, przekazanie im informacji i warunków
- ocena przekazanych ofert
- wybór dostawcy usługi / procesu
- uzyskanie aprobaty kierownictwa wyższego szczebla w koniecznych strawach
- wyznaczenie osoby/zespołu ds. zarządzania kontraktem
- Negocjowanie kontraktu i uzgodnienie charakterystyki świadczonej usługi
- Okres przejściowy wyznaczony przez wcześniejsze etapy procesu
- Zarządzanie kontraktem w sposób uzgodniony z dostawcą w fazie negocjacyjnej
Zalety BPO (Business Process Outsourcingu)
- Korzyści finansowe
Dostawcy usług BPO często mogą przeprowadzić proces biznesowy niższym kosztem, który wynika z innej skali biznesu (np. zakup odpowiednich materiałów w niższych cenach) optymalizacji procesów HR czy wreszcie uzyskiwaniu subwencji (PFRON inne dofinansowania) Zmniejszamy koszty finansowe i obciążenia składkowe związane z utrzymaniem nierentownych lub sezonowych stanowisk. Twoja firma nie ponosi też kosztów urlopów, zwiększania kwalifikacji personelu oraz kosztów utrzymania stanowisk pracy – dzierżawy pomieszczenia, amortyzacji sprzętu, połączeń telefonicznych i energii.
- Większa elastyczność
W ramach umowy outsourcingowej firmy mogą zwykle liczyć na możliwość modyfikacji sposobu realizacji procesu biznesowego, co umożliwia im szybsze reagowanie na zmieniające się otoczenie biznesowe i pojawiające się wyzwania.
- Zwiększona przewaga konkurencyjna, oszczędność czasu
BPO umożliwia firmie koncentrację zasobów na operacjach, które wyróżniają ją na rynku.
Wyręczamy Cię w realizacji rutynowych i czasochłonnych zadań. Dzięki temu możesz skoncentrować się na strategicznych celach działalności.
- Wyższa jakość i lepsza wydajność
Ponieważ obsługa procesów biznesowych stanowi podstawę ich działalności, dostawcy BPO są dobrze przygotowani do wykonywania swojej pracy. Dzięki temu firmy mają zagwarantowaną większą dokładność, wydajność i szybkość realizacji.
- Dostęp do innowacji w procesie biznesowym
Dostawcy usług BPO częściej wiedzą o postępach w obszarach procesów, w których się specjalizują. Oznacza to, że są bardziej skłonni do inwestowania w nowe technologie (takie jak np. automatyzacja), które mogą poprawić szybkość i jakość pracy, a także obniżyć jej koszty.
- Rozszerzony zasięg
Organizacje, które potrzebują całodobowej obsługi, np. telefonicznej, mogą uzyskać taką możliwość zawierając umowę z dostawcą usług BPO, który obsługuje różne lokalizacje geograficzne i strefy czasowe w modelu 24 h/7.
Wybierz rozważnie swojego dostawcę usług BPO
Outsourcing procesów biznesowych nie jest jednak pozbawiony wad. Poszukując partnera w zakresie outsourcingu warto zwrócić uwagę na następujące zagrożenia:
Ryzyko związane z naruszeniem bezpieczeństwa
Systemowe połączenia między firmą zatrudniającą a dostawcą usług BPO tworzy nie tylko konieczny punkt styku, ale też stanowi ryzyko do wycieku informacji. Organizacje często muszą też udostępniać outsourcerom poufne dane, co stanowi kolejne potencjalne zagrożenie.
- Nieoczekiwane koszty
Firmy przystępujące do BPO mogą nie doszacować kosztów, jakimi zostaną obciążone – wynika to często ze złej kalkulacji wymaganej ilości RBG lub niedbałości w opisie procesu na etapie wyceny.
- Wyzwania związane z komunikacją
Firmy mogą też napotkać problemy komunikacyjne ze swoimi zewnętrznymi dostawcami lub odkryć, że istnieją bariery kulturowe, które mogą osłabić korzyści płynące z BPO.
- Zbyt duża zależność
Przedsiębiorstwa muszą ponadto tak zarządzać relacjami z dostawcami, aby zapewnić spełnienie kluczowych celów po uzgodnionych kosztach. W przeciwnym razie mogą one mieć trudności z przywróceniem niektórych operacji i ich realizacją we własnym zakresie. Problematyczne może okazać się nawet przeniesienie umowy i zlecenie usług innej firmie zewnętrznej.
- Zwiększony potencjał zakłóceń
Organizacje powinny również stale monitorować sytuację pod kątem problemów, które mogłyby przerwać lub trwale zakończyć współpracę z zewnętrznym dostawcą. Obejmują one kwestie takie jak finanse, niestabilność geopolityczna, klęski żywiołowe czy zmiany sytuacji gospodarczej. Firmy muszą być świadome tego typu ryzyka i opracować strategię zapewnienia ciągłości biznesowej oraz reagowania w przypadku awarii.
Najpopularniejsze usługi BPO
Prym w zakresie usług BPO wiodą obszary: back-office (np. księgowość, płatności, HR czy IT) i front-office (m.in. marketing, sprzedaż i obsługa klienta) BPO sprawdza się także w przypadku: procesów produkcyjnych, obsługi i utrzymania infrastruktury IT, reklamy, logistyki, procesów utrzymania infrastruktury obiektów, bezpieczeństwa itp. Outsourcing może obejmować cały dział lub określone procesy.
Znajdź niezawodnego i zaufanego partnera BPO
Jeśli więc szukasz tego typu usług, które obejmują usługi automatyzacji biznesu, BPO TOP jest firmą, która od lat wspiera polskie przedsiębiorstwa i przyczynia się do ich sukcesu dzięki wymiernym oszczędnościom. Zapewniamy kompletne rozwiązania outsourcingowe, stworzenie mapy strategii, audyt usprawnień oraz pełną współpracę. Przekonaj się, dlaczego warto skorzystać z usług BPO. Chcesz dowiedzieć się więcej o sposobach automatyzacji procesów biznesowych? Skontaktuj się z nami