Outsourcing – co oznacza wady i zalety

Jednym ze sposobów na optymalizację kosztów w biznesie jest outsourcing. Czym jest outsourcing? Jakie są największe zalety i wady outsourcingu?

Co to jest outsourcing?

Termin „outsourcing” powstał z połączenia 3 angielskich słów: outside (zewnętrzny), resource (zasoby) i using (korzystanie). W tłumaczeniu dosłownym „outsourcing” oznacza zatem wykorzystywanie zewnętrznych zasobów. W praktyce oznacza to delegowanie części zadań biznesowych zewnętrznym firmom specjalizującym się w danej branży.
Outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach firmy. Organizacja osiąga lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa. Firma zwiększa elastyczność swoich działań, a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich – również wydajność.

Rodzaje outsourcingu

Outsourcing to – pojęcie niejednoznaczne. Nie oznacza to jednakowoż, iż niemożliwym jest jednoznacznie wskazać rodzajów outsourcingu stosowanego przez polskie i zagraniczne przedsiębiorstwa.
Pierwszy podział zleceń outsourcingowych dotyczy miejsca oddelegowywania określonych zadań (outsourcing kontraktowy i kapitałowy), natomiast drugi – stopnia oddelegowania zadań (outsourcing pełny i selektywny).

Rodzaje  – podział ze względu na miejsce oddelegowania określonych zadań

Z outsourcingiem kontraktowym (zewnętrznym) mamy do czynienia wtedy, gdy rezygnujemy z samodzielnej realizacji danych zadań w przedsiębiorstwie i zlecamy ich wykonanie zewnętrznemu podmiotowi gospodarczemu. Wówczas obie firmy połączone są na mocy kontraktu – odpowiedniego porozumienia lub umowy.
Z outsourcingiem kapitałowym (wewnętrznym) mamy do czynienia wtedy, gdy dany obszar działalności firmy wydzielany zostaje z własnego przedsiębiorstwa, tworząc kapitałowo powiązaną spółkę-córkę. Tym sposobem właśnie określony dział pracy firmy nie zniknie z obszaru działań danego przedsiębiorstwa, lecz zostanie przekazany do nowo stworzonego podmiotu gospodarczego podlegającego jednej spółce (jednemu kapitałowi).

Rodzaje outsourcingu – podział ze względu na stopień oddelegowania określonych zadań

Outsourcing pełny ma miejsce wtedy, gdy określone zadania pracownicze oddelegujemy do wykonania firmie zewnętrznej w całości. Przykładowo: jeśli zdejmiemy z pracowników obowiązek regularnego sprzątania własnego miejsca pracy, zlecając systematyczne prace porządkowe firmie zewnętrznej.
Outsourcing selektywny polega na tym, iż nie przekazujemy całego obszaru danych działań w ręce zewnętrznego podmiotu gospodarczego, lecz jedynie zlecamy mu pojedyncze (selektywne) zadania. Przykładowo: w biurze jest zatrudniony sprzątacz na stałe; mimo tego szefostwo zdecydowało się skorzystać z usług zewnętrznej firmy sprzątającej po zakończonym hucznym bankiecie biznesowym.

Przedmiot outsourcingu

Przedmiotem outsourcingu może być w zasadzie wszystko – a dokładniej każde zlecone zewnętrznemu wykonawcy zadanie, jakie do tej pory wykonywane było wewnątrz firmy (przez jej pracowników, szefostwo albo wyznaczony dział). Najczęściej obszarami działań outsourcingowych są oczywiście rachunkowość, dział prawny i logistyka.
Dobre opracowanie strategii działań firmy, odpowiednia struktura organizacyjna i dobrze prowadzona księgowość to najważniejsze filary niemal każdej firmy na rynku – niezależnie od zakresu i branży jej działań. Dlatego właśnie wiele przedsiębiorstw decyduje się na oddanie owych zakresów pracy w ręce ekspertów – samemu zaś skupiając się na czołowych celach prowadzonej działalności.
Oprócz tych najważniejszych obszarów korzystania z usług firm zewnętrznych, outsourcing daje się zauważyć w takich dziedzinach, jak:
1. konserwacja pojazdów samochodowych (zlecanie firmom zewnętrznym mycie i odkurzanie aut służbowych danego przedsiębiorstwa);
2. marketing i reklama (korzystanie z usług firm reklamowych);
3. konsulting (korzystanie z szeroko rozumianego doradztwa biznesowego);
4. HR – human resources (zlecanie przeprowadzenia rekrutacji firmom HR-owym);
5. działalność związana z utrzymywaniem porządku w biurach (nawiązywanie współpracy z wykwalifikowanymi sprzątaczami i sprzątaczkami do własnego biura).

Wady i zalety outsourcingu

Outsourcing jest rozwiązaniem, cieszącym się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorstw. Zlecanie poszczególnych zadań zewnętrznym kontrahentom jest najbardziej popularne wśród dużych graczy rynkowych – to właśnie w ich przypadku bowiem wiele prac prowadzonych jest w skali makro, więc łatwiej jest je „oddelegować” innym firmom, oszczędzając tym samym czas (i pieniądze!).

Do najważniejszych zalet outsourcingu zalicza się przede wszystkim:

1. możliwość zwiększenia koncentracji na kluczowych celach i działaniach danego przedsiębiorstwa;
2. skorzystanie z wiedzy eksperckiej (partnerzy know-how) i oddanie danego obszaru działań firmy w ręce najlepszych wykonawców z branży;
3. obniżenie i bardziej efektywna kontrola kosztów operacyjnych (zlecając firmie wewnętrznej wykonanie konkretnych działań, z góry wiemy, ile owa usługa będzie kosztować);
4. podział ryzyka (za zadania powierzone odpowiada zewnętrzny wykonawca).

Oczywiście nie w każdym przypadku outsourcing może okazać się udanym rozwiązaniem. Ze zjawiskiem outsourcingu wiąże się bowiem ryzyko biznesowe, którego najważniejsze punkty to:
1. możliwość nieuzyskania spodziewanych obniżek kosztów (niektóre zadania taniej jest wykonać samemu niż zlecić ich wykonanie firmom zewnętrznym);
2. doprowadzenie do sporów z wykonawcą (zwłaszcza tych dotyczących jakości usługi i wysokości wynagrodzenia), jakich rozwiązanie może trwać latami;
3. możliwość poniesienia znaczących strat wynikających z niesolidności zewnętrznych wykonawców;
4. ryzyko wycieku poufnych danych przedsiębiorstwa.

.